Warum benötige ich ein Dokumenten-Management-System?

Warum ecoDMS? – weil es günstig ist und vollen Funktionsumfang bietet.

Stetig steigende Informationsflut

Täglich erzeugen und erhalten wir die unterschiedlichsten Dokumente. Sei es in Form von Briefen, Faxen, E-Mails, Rechnungen oder sonstige Schriftstücke. Dabei wird es immer schwieriger diese in Aktenordnern oder anderen System so abzulegen, das sich die notwendigen Informationen im schnellen Zugriff befinden. Diese Informationen sind von hoher Wichtigkeit und wesentlich für ein erfolgreiches Unternehmen. Oft geschieht es auch noch, das Dokumente falsch abgelegt worden sind. Bei vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, das es sie im Unternehmen gibt. Sie können hiermit den Informationsgrad merklich erhöhen und benötigen wesentlich weniger Zeit um die notwendigen Dokumente zu finden.

 

Informationen im Zugriff

Binnen kürzester Zeit stehen Ihnen mit wenigen Mausklick die gewünschten Informationen zur Verfügung. Dadurch können Sie dank ausgreifter und bewährter Technik von dem Nutzen eines Dokumenten-Management-Systems profitieren.

Nutzen Sie die wertvollen Informationen, die ein DMS mit sich bringt. Alle Dokumente, werden in einem zentralen und gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt – gleich welcher Art. Diese Dokumente sind je nach Berechtigung von jedem Arbeitsplatz abrufbar. Somit stehen diese wertvollen Informationen jedem Mitarbeiter sofort zur Verfügung.

Elektronische Archivierung und Dokumenten-Management machen wertvolle Informationen nutzbar. Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt; an jedem Arbeitsplatz und dank intelligenter Technik weitgehend automatisch. Im Dokumenten-Pool stehen die Informationen allen Kollegen Wort für Wort thematisch sortiert zur Verfügung.

 

Vorteile auf einen Blick

  • einmalige und günstige Lizenzgebühr
  • zeitlich unbegrenzte Nutzung
  • keine jährlichen Wartungsgebühren
  • kostenlose Updates innerhalb des jeweiligen Release
  • kostentlose Integration von Outlook und Thunderbird
  • kostenlose Integration von MS-Office, Libre-Office und OpenOffice
  • Plattform übergreifend (Windows, Linux und MacOS)
  • mobile Anbindung (Android und Web)
  • revisionssicher
  • Branchenunabhängig
  • sichere Dokumentenzuordnung– und Weitergabe mit Adhoc-Workflow
  • Notizen: Der digitale, Klebezettel für ecoDMS
  • Dokumente direkt in ecoDMS ansehen (Vorschau)
  • automatische Wiedervorlage (Erinnerung)
  • Dokumente bearbeiten und als neue Version ablegen (Versionsverwaltung)
  • automatische Archivierung und Zuordnung (Klassifizierungs– und Barcodevorlagen)
  • Dateien per E-Mail und Link aus ecoDMS versenden
  • Erweiterter Dokumentenexport inkl. Offline Client
  • und vieles andere mehr

Sehen Sie sich ein mögliches Beispiel einer Posteingangsbearbeitung mit ecoDMS an.

Hier erfahren für welche Branchen es bereits fertige Lösungen gibt.